Driehoeksoverleg: hoe op te vatten en te organiseren?

Met de komst van de griffier is de tandem van burgemeester en gemeentesecretaris een driewieler geworden. Dat is niet zonder gevolgen. Het driehoeksoverleg biedt een hulpmiddel om onderlinge afstemming te bewerkstelligen. Maar een neutraal instrument is het niet.

Gewenste acceleratie
Verscheidene griffiers zien de toekomst niet erg rooskleurig. Het ‘achterstallig onderhoud’ in de raadsondersteuning is nu wel opgelost maar voor een volgende stap is het moeilijk draagvlak te krijgen. De raadsgriffier blijft voor sommige burgemeesters en gemeentesecretarissen een vreemde eend in de bijt. Bovendien bestaat nog regelmatig verwarring over erfafscheidingen tussen gemeenteraad en College van B&W. Het driehoeksoverleg biedt een faciliterend hulpmiddel voor een nieuwe impuls, hoewel het in bepaalde gevallen bestaande fricties vergroot.

Kenmerken van de driehoek
Onderlinge verhoudingen binnen een driehoek worden gekenmerkt door coöperatie en competitie. Dit als gevolg van de mogelijkheid tot coalitievorming (twee-tegen-één). De precieze verhouding is sterk bepalend voor de onderlinge werksfeer en daarmee voor het succes van het driehoeksoverleg. Er zijn drie mogelijkheden.

In de eerste plaats het éénheidsperspectief. De deelnemers voelen een grote verbondenheid omdat zij beseffen onderdeel uit te maken van hetzelfde gemeentebestuur. Een consensusbesluit wordt nagestreefd, maar een meerderheidsbesluit wordt zonder mankeren geaccepteerd.
In de tweede plaats het perspectief van de individuele strijd. Onderlinge contacten worden eerst en vooral opgevat als aparte wedstrijden binnen een (gezamenlijk) toernooi. Het doel van de deelnemers is een coalitie te vormen die het eigen belang dient.
In de derde plaats het perspectief van onwillige relaties. De deelnemers hebben geen oog voor continuïteit en het grotere geheel. Partijen zoeken in het overleg mogelijkheden om zich van de anderen te ontdoen.

Organisatie van het driehoeksoverleg
De hoeveelheid overleggen en de doelstelling ervan bepalen de praktische organisatievorm. Voor wat betreft de overlegfrequentie zijn verschillende mogelijkheden denkbaar:

een vaste afspraak met een regelmaat van bijvoorbeeld elke twee weken;
periodiek beleggen van een ontmoeting, bijvoorbeeld elke drie maanden;
een bijeenkomst naar bevind van zaken, bijvoorbeeld indien hieraan bij twee van de deelnemers behoefte bestaat.

De praktijk wijst uit dat vier mogelijke functies van het overleg bestaan (ontleend aan H-J Albert, 1994). In de eerste plaats de driehoek als (beleids)platform. Door inzicht te verwerven in elkaars werkzaamheden wordt gezorgd voor een gelijke informatiepositie. Inhoudelijk informeren staat in deze optie centraal. Ten tweede kan de driehoek worden opgevat als interpersoonlijke ontmoetingsplek. Niet de inhoud, maar het sociale aspect is waar het dan primair om gaat. Deze variant geldt in het bijzonder wanneer de leden niet in elkaars directe nabijheid verkeren. De derde variant is die van toezichtsfunctie. Het overleg wordt aangegrepen om de anderen in de gaten te houden of in te kapselen door elkaar te committeren aan afspraken. Tenslotte het driehoeksoverleg als besluitvormingsinstrument. Het overleg dient om gezamenlijke projecten te ondersteunen (bijvoorbeeld aanvullende coördinatie met betrekking tot de gemeentelijke kerntakendiscussie).

Keuzebepaling
Belangrijk is om een invulling te kiezen binnen uw gemeente waarbij het perspectief (overwegend gericht op eenheid, strijd of onwillige relaties) in overeenstemming is met de overlegfrequentie (structureel, periodiek of ad-hoc) en de functie van het overleg (beleidsplatform, interpersoonlijke ontmoetingsplek, toezichtsfunctie of besluitvormingsinstrument).

Sommige gemeenten hebben, uit vrees te vervallen in een perspectief van strijd of onwillige relaties met een sterke toezichtsfunctie, bewust gekozen om (nog) geen structureel driehoeksoverleg te voeren. Toch kiezen voor een ‘zware’ variant leidt dan slechts tot een podium voor eindeloze debatten over duale rolneming waar niemand iets mee opschiet. In die gevallen is eerst gekozen voor een ad-hoc of periodieke variant, waarin de nadruk ligt op nadere kennismaking en versterking van elkaars informatiepositie volgens de ontmoetingsfunctie of platformfunctie. In een middelgrote gemeente, bijvoorbeeld, komt de driehoek momenteel periodiek samen en wordt telkens door een andere deelnemer een presentatie gegeven over een zelf gekozen onderwerp.

Slotsom
Bespreekbaar maken van de opties is een noodzakelijke voorbereidende stap richting een driehoeksoverleg dat daadwerkelijke verbetering binnen uw gemeentebestuur faciliteert (merk op dat vertrouwenscommissies kandidaat-burgemeesters hierop tijdens het sollicitatiegesprek goed kunnen bevragen). De invulling die uiteindelijk wordt gekozen moet niet star zijn of door sommigen als een keurslijf worden opgevat. Een groeimodel is daarom aan te bevelen.

Dit webartikel is een verkorte weergave van een eerder gehouden presentatie van één van de adviseurs van ons bureau. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ons bureausecretariaat.

«« naar webartikelen